Gagnez en efficacité avec Evernote en utilisant les modèles
Je vous avais déjà parlé d’Evernote en vous montrant comment il pouvait vous aider à gérer l’année scolaire. Bien entendu, Evernote sert à beaucoup plus que ça. Pour ma part, il me sert aussi par exemple à travailler sur les articles de ce blog, prendre des notes de réunion et plein d’autres choses.
Avec un peu d’expérience, on se rend vite compte que certaines notes ont une structure commune. Ce n’est pas pour rien que j’ai cité le fait de travailler sur un article ou les notes de réunion. Je vais vous présenter ici la manière la plus simple de gagner en efficacité en utilisant les modèles de notes.
Principe
Un modèle de document définit la structure et les paramètres d’un document tel que les styles. Evernote ne propose pas de définition de modèles en tant que tel, pas plus que des styles. Un modèle de note Evernote consistera donc à définir une note de base qui servira de structure pour toutes les notes de ce type. Evernote permet de dupliquer une note, c’est cette fonction là qui servira à exploiter les modèles.
Bien entendu, ce que je vous présente ici est exploitable quel que soit l’appareil sur lesquel vous utilisez Evernote : via le client web, sur Mac, Windows, Android, iOs…
Mise en pratique
Je regroupe tous les modèles dans un carnet que j’ai nommé templates. Chaque modèle est donc une note contenant la structure de base de ce type. Voici donc le modèle utilisé pour les articles.
Le contenu de mon modèle Article.
Cette structure me permet de rassembler les différentes références nécessaires à un article. Pour l’exploiter, il faut alors le dupliquer. Evernote permet donc de dupliquer une note vers un carnet. Une petite option intéressante est la présence dans le menu contextuel de la possibilité de répéter la dernière action.
Pour exploiter le modèle, il suffit de copier la note.
Vous avez donc vu qu’il s’agit d’une copie, la note que j’utilise est une copie exacte du modèle. Ce modèle contient les titres des parties nécessaires à la préparation d’un article, en soi, je n’ai plus qu’à remplir les blancs. Dans la première capture d’écran, Template d’article est le titre de la note modèle. Il est nécessaire qu’il permette d’identifier le contenu du template, mais comme la note est copiée, ce titre est conservé dans la copie. C’est pour cette note le seul élément à mettre à jour.
Astuces supplémentaires
Les mots clef
Les mots clef sont un outil très puissant d’Evernote. Une note copiée est copiée dans son intégralité. La note basée sur un modèle contiendra donc les mots clef du modèle. C’est pour ça que les modèles sont dans un carnet dédié et non associés au mot clef modèle ou template. Par contre, en ce qui me concerne, une note de rédaction d’article se voit attribuer le mot clef brouillon qui sera changé en publié lors de la publication. Le template Article contient donc le mot clef brouillon. Pensez donc à ajouter tous les mots clef que vous pouvez juger nécessaire à vos modèles. Dans la pratique, je préfère moins que plus. J’ai tendance à ne pas penser à supprimer les inutiles ce qui polluera une recherche de faux résultats.
La localisation géographique
Une note Evernote est géolocalisée. Elle contient l’information géographique d’où elle a été créée. Là aussi, la copie d’une note copie la géolocalisation et toutes vos notes seront localisées au même endroit que le modèle.
Si la géolocalisation de vos notes est importante, pensez à la changer dès la duplication du modèle. Bien entendu, vous pourrez la corriger à tout moment. L’intérêt de la changer immédiatement est, sur un mobile, que vous pourrez utiliser la géolocalisation de l’appareil.
Placer le carnet en raccourci
Evernote permet de placer des éléments en raccourcis. Cette liste est destinée à vous faciliter l’accès au contenu que vous utilisez fréquemment. Il est donc évident que le carnet Templates a sa place dans cette ici.
Les raccourcis ne sont pas limités aux carnets. Une note peut être ajoutée à ces raccourcis. Si dans le carnet des modèles il n’y a réellement qu’un ou deux éléments utilisés fréquemment, on peut les ajouter uniquement eux à ces raccourcis. Pour ma part, je préfère garder le carnet pour une question d’utilisation sur plusieurs appareils. C’est une opinion personnelle, à chacun de mettre en pratique selon sa préférence.
Evernote ne propose pas de modèles à proprement parler, mais vous avez pu voir la petite astuce qui permet tout de même d’exploiter le principe des modèles. Définir un ensemble de documents de base de ce type permet un gain non négligeable en productivité.
À propos de... Darko Stankovski
iT guy, photographe et papa 3.0, je vous fais partager mon expérience et découvertes dans ces domaines. Vous pouvez me suivre sur les liens ci-dessous.
